Hvordan ta en medarbeidersamtale med deg selv

Her om dagen kom jeg til å nevne for min mor at jeg hadde hatt et møte med sjefen min, altså instituttlederen. “Å, så du har en sjef, altså?” utbrøt mamma. “Jeg har liksom alltid tenkt at du er din egen sjef, jeg.” Denne kommentaren sier nok vel så mye om min mors oppfatning av sin enbårne datter, som det gjør om hennes innsikt i universitetets organisasjonsmodell.

Men hun tok jo ikke helt feil, heller. Som akademiker i “særlig uavhengig stilling” har jeg stor frihet til å bestemme hva, hvor og når jeg jobber. Slik sett er jeg min egen sjef. Men av nøyaktig samme grunn er jeg også min egen eneste medarbeider. 

Hvis du har vært med en stund i Campuslivet vet du at jeg er opptatt av hvor mange ulike roller og oppgaver hver enkelt akademiker må fylle og oppfylle i løpet av en typisk arbeidsuke. Og hvis du har vært med enda lenger vet du at jeg er over middels interessert i planer og planlegging.

I det siste har jeg blitt inspirert av den sprudlende podkasten The PhD Life Coach til å se rolletenkningen og planleggingen i en tydeligere sammenheng. En av kjepphestene til podkastverten (professor Vikki Wright) er nemlig at akademikere tar sjefshatten på når vi legger planer, men står med medarbeiderlua i hånda når vi så skal gjennomføre dem.

Men hvis vi lar vår indre sjef legge sine vidløftige planer uten noensinne å ta med vår indre medarbeider på råd, fører det fort til at ting blir gjort dårligere, treigere eller bare unødvendig mer komplisert enn de trenger å gjøres. Dersom vi i tillegg lar vår indre sjef snakke med samme stemme som vår indre kritiker, risikerer vår indre medarbeider raskt å miste både mot og motivasjon. 

Samtalepunkter til en selvmedarbeidersamtale

Så hvordan kan du legge opp en medarbeidersamtale med deg selv? Her er et forslag til samtaleguide med åtte punkter, tilpasset fra en av malene som brukes til regulære medarbeidersamtaler ved min institusjon:

1) Hva var dine viktigste arbeidsoppgaver og milepæler siden forrige medarbeidersamtale?

Første gang du tar selvmedarbeidersamtalen går du så langt tilbake som det passer deg – “siden forrige semester” kan for eksempel være en grei tidshorisont. Hensikten er å gjøre opp status og skaffe oversikt over hva du faktisk bruker tid på og hva som kommer ut av det.

2) Hvilke oppgaver og milepæler har du vært mest fornøyd med? Hva har vært de største utfordringene?

Her er anledningen for din indre medarbeider til både å skryte over egen innsats og klage over arbeidsforholdene!

3) Hva er viktige arbeidsoppgaver og milepæler i kommende periode?

Her kan du enten ha samme tidshorisont framover som du hadde bakover i første punkt, eller du kan definere en kortere periode før du gjør opp status neste gang. Milepæler kan i denne sammenhengen være frister, gjennomførte undervisningsopplegg, eller bare X antalle timer/økter viet til en spesifikk oppgave eller et bestemt prosjekt.

4) Hvilke forventninger har du til din leder?

Her er det du kommer til å møte deg selv mest i døra. For hvis du tenker over hva du forventer deg av din eksterne leder – altså den formelle sjefen din – tipper jeg at det vil være ting som å sørge for gode arbeidsforhold, likebehandle alle medarbeidere, gi konstruktive tilbakemeldinger, være ryddig i kommunikasjonen, osv.

Hvordan lever din indre sjef opp til disse forventningene? Er de først og fremst opptatt av å mase på din indre medarbeider om å jobbe fortere, kjefte om at du somler og prokrastinerer, eller legge overambisiøse planer som ikke tar høyde for at du har fysiske, psykiske eller sosiale behov utenfor jobben? Er det i så fall noe du vil fortsette å finne deg i?

5) Hvilke forventninger har leder til deg?

Ta praten med din indre sjef om hva du realistisk kan forvente at du skal kunne utrette på en dag/en uke/en måned/et år eller annen periode som er naturlig for deg. Hvis din indre sjef til stadighet lesser på din indre medarbeider oppgaver som ikke blir gjort, er det kanskje på tide å justere ned disse forventningene.

På den annen side kan det også være en anledning for din indre sjef til å lansere en større ambisjon, som din indre medarbeider kanskje ikke helt har selvtillit til å sikte mot. Da kan selvmedarbeidersamtalen bli en motiverende peptalk om hva som skal til for å sette den ambisjonen ut i livet.

6) Hva motiverer deg i jobben?

Her kan du minne både din indre sjef og din indre medarbeider på hva som gjør den jobben dere samarbeider om verdt å gjøre.

7) Hvordan opplever du balansen mellom jobb og hjem/fritid?

Tar din indre sjef aldri fri? Sender de deg mentale meldinger hele kvelden og halve helgen om alt du burde ha gjort eller ikke må glemme? Eller lider din indre medarbeider av konstant skyldfølelse over manglende produktivitet? Da kan det være du trenger å bli enig med deg selv om hvor du skal sette grenser og hvordan du skal overholde dem. 

8) Oppfølgingspunkter for kommende periode:

Hvilke konkrete tiltak vil du prøve ut for å bli den sjefen du helst vil være for deg selv, og den medarbeideren du synes den sjefen fortjener?

Hva kan dere gjøre?

Gir den indre sjefen deg altfor mange ting å gjøre i løpet av én dag? Prøv ut 1-3-5 regelen: I løpet av én arbeidsdag bør du ikke ha flere enn 9 konkrete oppgaver på gjøremålslista: 1 “stor” ting som krever mye konsentrasjon og tar mellom 2-4 timer, 3 mindre krevende ting som tar 30-60 minutter og 5 småoppgaver som hver tar inntil 30 minutter. (Modifikasjoner er tillatt!)

Har din indre medarbeider problemer med å holde seg til planlagte oppgaver? Prøv å dele dagen opp i tidsbolker som du vier til spesifikke oppgaver eller roller. Det kan også være lurt å kartlegge prokrastineringsmønsteret ditt for å se om det kan avsløre noen tendenser.

Lar din indre medarbeider seg lett distrahere av andres ønsker og behov? Sørg også for å blokkere kalenderen din i henhold til planen, slik at ingen kan kalle deg inn til et møte når du har satt av en formiddag til å være i forfattermodus eller forberede undervisning.

Og den der produktivitetsskyldfølelsen? Bli enig med deg selv om at den er det mest uproduktive som finnes. Se om ikke du kan få gjort ganske mye hvis du tenker mindre på å nå et stort mål og mer på å legge forholdene til rette for å få gjort det du vil. 

Hvis du ikke får noe annet ut av medarbeidersamtalen med deg selv, få i det minste din indre sjef med på å sette seg et LITE mål og la din indre medarbeider gjøre jobben sin KOS. Da skal jeg love at det blir mye mindre stressende og frustrerende å dele kropp og sinn med dem begge to.

Hva har gjort campuslivet verdt å leve siden sist?

Et veldig inspirerende seminar i regi av samarbeidsprosjektet jeg har med min gode kollega i Stockholm, der vårt utmerkede advisory board gav oss en veritabel åpenbaring om hvordan vi skal sluttføre prosjektet. Og det nærmeste jeg noen gang har vært å gå viralt, med det siste bidraget mitt til Forskerforums spalte Forskerlivet, hvor jeg skrev om den akademiske overgangsalderen. Den traff visst en nerve!

Takk for at du leste og vel møtt neste gang!